Seppo Mattila: Laatuajattelu on yrityksen kehittämisen perusta

Laatuajatteluun sisältyvän jatkuvan parantamisen mallin avulla yritys pystyy kehittymään kilpailijoitaan menestyksellisemmin. Kun muut ympärillä kehittyvät, niin on itsekin pystyttävä parantamaan jatkuvasti. Jatkuvassa kilpailussa menestymiseen tarvitaan kyky kehittyä muita nopeammin. On siis osattava tehdä asioita fiksummin kuin toiset.

Mitä on jatkuva parantaminen? - jatkuvan parantamisen malli

Jatkuvan parantamisen malli on periaatteeltaan äärettömän yksinkertainen. Ensin täytyy suunnitella (Plan). Sitten toteuttaa (Do) suunnitelma, seurata ja arvioida (Check) tuloksia ja lopuksi toteuttaa tarvittavat kehittämistoimenpiteet (ACT) heikkouksien ja poikkeamien poistamiseksi, ja aloittaa alusta. Kun tätä jatkuvan parantamisen kehää (PDCA) toteutetaan jatkuvasti, ollaan laatuajattelun ytimessä.

Laatuajattelu on saatava juurtumaan yrityksen periaatteisiin - aina voidaan tehdä asiat paremmin. Ja jos ne tehdään jatkuvasti paremmin ja paremmin kuin muut, niin vääjäämättä kehitytään.

Laatuajattelun soveltamiseen on kehitetty mittava joukko erilaisia menetelmiä ja tekniikoita - laatutekniikoita. Aina joku on keksinyt jonkin tehokkaamman keinon kehittää kuin toinen. Jos tämä tekniikka on menestynyt ja sillä on saatu hyviä tuloksia, on syntynyt uusi ismi, jota muut ovat seuranneet perässä soveltaa. Innovatiiviset kehittäjät ovat siten näyttäneet tietä muille ja edelläkävijöinä menestyneet. Tästä syystä innovatiivisuus yhdistetään kiinteästi laatuajatteluun.

Miten oppia laatuajattelijaksi?

Kuten kaikessa oppimisessa joskus on hyvä mennä perusteisiin. Lähdetäänpä liikkeelle suunnittelusta (Plan).

Suunnitteluosaaminen on avain menestykseen

Suunniteltaessa jotakin jollekin, on hyvä tietää mihin tarpeeseen ollaan suunnittelua tekemässä, mitä hyötyä tavoitellaan. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tulee selvittää mihin tarvitsija tulee suunnittelun kohdetta käyttämään, mitä hyötyä hän odottaa saavansa.

Usein laadusta puhuttaessa ajatellaan, että suunnittelun kohteena on aina tuote, palvelu tai nykyisin ylivertainen asiakaskokemus, johon kohdistuvat odotukset ja tarpeet on tunnistettava. Tämä on aivan oikea ajatus, mutta vain osatotuus. Asiakas-käsite yksin on laatuajattelussa liiketoimintamenestyksen kannalta liian suppea. On hyvä laajentaa sen sisältöä käyttäjän suuntaan ja lisätä omaan asiakas (ostaja)-käsitykseen myös käyttäjä- ja hyötyjä-näkökulmat.

Eräs innovatiivisimmista laatuajattelun edellä kävijöistä tohtori Joseph M. Juran määrittelee laadun sopivuudeksi käyttäjän tarpeen mukaiseen käyttöön - Fitness for use. Tämä määritelmä vapauttaa meidät ajattelemaan laajemmin. Suunnittelua tarvitaan aina kun jollakin on jokin tarve. 

Laatu on sopivuutta tarpeen mukaiseen käyttöön - Fitness for use.

Jos yrittäjällä on tarve menestyä, on lähdettävä liikkeelle menestymisen tarpesta. Hänen kehitettävä liikeidea, jolla tuon tarpeen voi tyydyttää. Tässä kohdassa tietenkin katse kohdistuu asiakkaisiin, koska vain heille jotain myymällä on mahdollisuus ansaita. On vain ensin selvitettävä mistä asiakkaat löytyisivät, pohtia mitä heille voisi tarjota ja miten saada heidät ostamaan. Tämän suunnittelun jälkeen on syytä suunnitella, miten yrityksen muodostamana joukkueena toimien tuo liikeidea voitaisiin toteuttaa. Tarvitaan siis liiketoiminnan ja -mallin suunnittelua.

Tähän perustaksi tulee tehdä toimintakulttuurin ja toimintaprosessien suunnittelu. Liiketoiminnan suunnitteluun kuuluu myös johtaminen ja viestintä, miten toimintamalli kommunikoidaan kaikkein kanssa niin, että koko joukkue motivoituu ja ymmärtää miten pitäisi toimia. Suunnittelussa on hyvä katsoa asioita myös laajemmin ja huomioida riskilähtöisyys päätösten teossa.

Tarkastellessamme suunnittelua laadun määrittelyn näkökulmasta on arvioitava, miten soveltuva liikeidea on markkinoiden ja siellä olevien asiakkaiden tarpeeseen, onko huomioitu menestymiseen tarvittavat kilpailutekijät? Miten hyvin toimintamalli vastaa tarpeeseen olla kilpailukyinen, onko toimintamallin prosessit suunniteltu henkilöstölle ymmärrettävällä tavalla tehokkaan toteuttamisen tarpeeseen? Miten liikeidea ja toimintamalli on viestitty työntekijöistä muodostuvalle joukkueelle, onko vietin muoto soveltuva tarkoitukseensa, innostamaan kaikkia toimimaan suunnitellulla tavalla?

Laatuajattelu yrityksessä lähtee siis liikeidean suunnittelusta ja ulottuu liiketoiminnan kaikkien toimintojen suunnitteluun tarkoitukseensa soveltuvaksi. Laatuajattelua on osattava soveltaa kaikkialle liiketoiminnan ja elämän osa-alueille. Kaikki voidaan tehdä aina paremmin. Näin luonnossakin tapahtuu - muuntautumiskyisimmät ja vahvimmat menestyvät. 

Suunnitelman toteuttaminen kertoo laaduntuottokyvystä

Kyky toimia (Do) suunnitelman mukaan on jatkuvan parantamisen kannalta ensiarvoisen tärkeää.Jos asioita ei tehdä suunnitellulla tavalla, niin kaikki työ suunnitteluunkin menee hukkaan. Emme myöskään saa tietää toimiko suunnitelma vai ei. Syntyy mitä tulee.

Laatuajattelun keskeinen periaate on vastuullisuus. Jokaisen on omalta osaltaan toimittava vastuullisesti niin asiakasta kuin yritystäkin kohtaan. Vastuullisuus suunnitelmien toteuttamisessa tarkoittaa sitä, että tehdään asiat niin kuin on sovittu, oikean sisältöisiä, sovituilla tavoilla ja sovittuina ajankohtina. Jos tästä tapahtuu poikkeamisia, niin siitä seuraa aina jotain ylimääräistä toimintaa - sähläystä, materiaalikuluja ja muita menetyksiä eli syntyy hukkaa.

Liiketoiminnan kilpailukyky syntyy siitä, miten paljon pystytään tuottamaan arvoa asiakkaalle käytettävissä olevilla resursseilla. Jos syntyy paljon hukkaa eli sellaista toimintaa, tuotteita tai palveluja, jotka eivät täytä suunnittelussa määriteltyjä vaatimuksia, niin siihen kuluu resursseja ja arvoa ei synny. Tämä on väistämättä merkki huonosta kilpailukyvystä, ja liiketoiminnan heikosta tuloksesta.

Laatuajattelun keskeinen periaate on vastuullisuus.

Laaduntuottokyky on siis sitä, että jokainen pystyy toteuttamaan suunniteltua toimintamallia ja siten työskentelee koko ajan tuottavalla, suunnitellulla tavalla. Tähän vaikuttaa merkittävästi, miten suunnittelu ja sen viestintä hoidetaan. Jokaisen on tiedettävä, miten työt on tarkoitus tehdä. 

Ilman numeroita ei näe kehitystä

Toiminnan tuloksia tulee seurata ja arvioida (Check). Laaduntuottokykyä eli kykyä toimia suunnitelman mukaan voidaan mitata ja analysoida luotettavasti vain tiedolla, joka on muutettavissa numeeriseksi dataksi. Numeroita voidaan käsitellä matemaattisesti ja muuttaa ne visuaalisiksi grafiikoiksi, käyriksi ja pylväiksi. Nämä kertovat suuntia miten asiat ovat ja mihin suuntaan ollaan kehittymässä. Kun tällaisista analyyseistä havaitaan jotain mille olisi muutostarvetta, niin sen jälkeen tarvitsemme innovatiivisuutta ja kekseliäisyyttä, ja joskus kokemustakin ratkaistaksemme ongelman.

Laaduntuottokykyä voidaan mitata ja analysoida luotettavasti vain tiedolla, joka on muutettavissa numeeriseksi dataksi.

Innovatiivisuus kehittämisessä on mestarin ominaisuus

Laatuajatteluun perustuvaan kehittämiseen (ACT) sisältyy oleellisesti ongelmanratkaisutaidot. Niin kauan kuin on ollut tarve kehittyä - siis ihmiskunnan alusta asti, on kekseliäästi kehitetty aina vain parempia ratkaisuja. Innovatiivisuus on tässä hieno ominaisuus. Ilmapiiriä, jossa on tilaa innovatiivisuudelle ja kekseliäisyydelle, tulee rakentaa ja vaalia.

Sallivassa ilmapiirissä on tilaa innovativisuudelle ja kekseliäisyydelle

Tuomitsemalla kokeilut ja niitä väistämättä seuraavat epäonnistumiset vaimennamme kokeilunhalun ja jatkuvan parantamisen ilmapiirin. Annetaan siis kokeiluille ja epäonnistumisillekin tilaa, mutta systemaattisilla laatutekniikoilla ongelmat voidaan ratkaista tehokkaammin ja pienemmillä kustannuksilla.

QL Laatupassi on työkalu laatuajattelun perusteiden käytännön ymmärtämiseen liiketoiminnassa 

QL laatupassi-koulutusohjelma on kehitetty tarpeeseen ymmärtää laatuajattelua, laatutekniikoita ja menestyville yrityksille tunnusomaisten piirteiden soveltamista käytännössä. Ohjelma on saanut tunnustusta ja valittu Suomi 100 -tuotteeksi.

Koulutusohjelma on kolme tasoinen ja kehittää jokaisella tasolla kykyä ymmärtää miten liiketoimintaa voi toteuttaa aina vain kilpailukyisemmin. Ensimmäinen kiivettävä porras on oppia ymmärtämään mistä laatuajattelussa on kyse. Toisella porrastasanteella opitaan laatutyökalujen käyttöä. Tehdään tutuiksi ja harjoitellaan laadunhallintaa käytännössä. Tutustuttavat työkalut ja menetelmät laadunhallinnan soveltamiseen ovat: seitsemän vanhaa perus laatutyökalua, LEAN, JIT, hukan eri muodot (Muda, Mura, Muri), 5S-menetelmä, VSM (arvovirta-analyysi) LeanSixSigma, SMED (nopeat tuotevaihdot), Andon, Poka-Yoke, Kanban jne. Kolmannella laatupassitasolla tutustutaan eri liiketoiminnan kehittämisen viitekehyksiin ja opitaan niistä. Kaikkialla maailmassa on yrityksiä kehitetty, joten kehittämismenetelmistä ja hyvistä käytännöistä voi oppia.

Koulutusohjelma antaa laatuajattelun perustiedot, jotka jokaisen olisi hyvä omaksua. Näin turvataan hyvät lähtökohdat kilpailukyvyn jatkuvalle kehittämiselle.

Seppo Mattila

Organisaatiovalmentaja, toimitusjohtaja, QL Partners, QL Laatutoiminta Oy

Kirjoittaja Seppo Mattilalla on omakohtaista kokemusta laatuajattelun hyödyntämisestä liiketoiminnassa jo 80-luvulta lähtien. Mattila on toiminut useita kertoja Suomen laatupalkinnon arvioijana ja -pääarvioijana sekä ISO 9000 -Lead Auditorina. Nykyisin hän johtaa laatualan ammattilaisista koostuvaa QL Partners -verkostoa. Innovatiivisena kehittäjänä hän innostaa, kouluttaa ja konsultoi yrityksiä ja eri organisaatioita parantamaan liiketoimintansa kilpailukykyä.