Virpi Ruotsalainen: Sisäinen viestintä on muuttunut työyhteisöviestinnäksi
Työskenneltäessä yksin yrityksessä kaikki yrityksen asiat ovat jatkuvasti "koko " henkilöstön tiedossa. Heti jos toimintaan kuitenkin tulee mukaan yksikin uusi yrityskumppani tai työntekijä, riittävän ja ajantasaisen viestinnän merkitys korostuu. Tällöin kannattaa istahtaa miettimään, kuinka viestintä saadaan toimimaan. Sisäisen viestinnän suunnitelma tulee ajoittain tarkastaa ja päivittää, varsinkin silloin, kun ollaan rekrytoitu uusia työyhteisön jäseniä.
Nykyisin puhutaan sisäisen viestinnän sijaan työyhteisöviestinnästä, koska usein työtä ei enää tehdäkään fyysisesti yrityksen sisällä, vaan teknisten apuvälineiden avulla missä tahansa. Viestinnän on siis täytynyt myös muuttua ja mukaan, perinteisten viestintävälineiden ja -kanavien rinnalle, on astunut erilaiset foorumit, joissa työyhteisön jäsenet kommunikoivat keskenään ja myös yrityksen valtuuttamina asiakkaille.
Erityisen tärkeänä työyhteisöviestinnässä voidaan nähdä tiedon jakaminen. Viestintävastuu onkin jokaisella yhteisön jäsenellä, toisin kuin aiemmin tiedon kulkiessa pääsääntöisesti johdolta alaisille. Esimerkiksi rakentavan asiakaspalautteen saattaminen johdon tietoisuuteen on asiakaspalautteen vastaanottaneen työntekijän velvollisuus, jotta epäkohta saadaan poistettua toiminnasta ja seuraava asiakas palveltua ongelmitta. Tätä tulee kuitenkin yrityskulttuurin ja johdon tukea, jotta epäonnistumiset voidaan ottaa esille reilusti.
Jokainen voi vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin ja tunnelmaan sekä näin laajemminkin työyhteisön kulttuuriin. Riittävä avoimuus viestinnässä tukee yhteisöllisyyttä ja kuuluvuutta ryhmään. Erilaiset persoonat tulisikin hyväksyä ja huomioida heidän vahvuutensa me-hengen vahvistamisessa. Vaikeat asiat ja erimielisyydet tulisi myös osata käsitellä yhteisössä, jotta ne eivät jäisi vaikuttamaan vuorovaikutukseen.
Miksi sitten työyhteisöviestintä on niin tärkeää?
Hyvin hoidetun työyhteisöviestinnän avulla yritys voi viestiä asiakkailleen laadusta ja saavuttaa taloudellista menestystä ajan saatossa: henkilöstön viihtyminen ja sitoutuminen heijastuvat suoraan asiakaspalveluun. Tärkeää on siis jakaa tietoa henkilöltä toiselle sekä mahdollistaa niin ymmärrys kuin jokaisen yhteisön jäsenen vaikuttaminen ja osallisuuden kokemus.
Tavat, välineet ja kanavat jokaisen työyhteisön tulee miettiä itselleen sopiviksi. Jollekin luontevinta on viestiä vaikkapa WhatsAppin välityksellä, kun taas toisessa yrityksessä sama asia on järkevintä viestiä keskustelutuokioiden avulla. Voisiko tämän asian pohtiminen ja yhdessä päättäminen olla teidänkin yrityksenne ensimmäinen askel kohti avoimempaa vuorovaikutusta ja suunniteltua työyhteisöviestintää?
Lähde: Juholin Elisa. 2017. Communicare -viestinnän tekijän käsikirja.
Virpi Ruotsalainen
Kirjoittaja on opiskelijana Jyväskylän ammattikorkeakoulussa suuntautuen markkinointiin ja myyntiin liiketalouden tutkinto-ohjelmassa. Näkökulmana hänellä on koulutuksen tuoma ja ajankohtaiseen laatuun liittyvä tieto.
